"Da minha necessidade profissional, nestes 25 anos de carreira, em poder contar com uma gerenciadora que atuasse com Motivação, Técnica e Comprometimento fazendo a diferença para que minhas obras alcançassem os resultados previstos e, não apenas, me enviasse relatórios contendo as indicações de não-conformidades ocorridas durante a obra porém, sem qualquer referência sobre os planos de ação que a gerenciadora adotou para eliminar as causas dos problemas. E, ainda pior, receber estes relatórios sem informações importantes de quais, como e quando ocorreram as ações corretivas.
Resumindo, investíamos em uma gerenciadora para assumir as responsabilidades necessárias para realização dos projetos mas o que recebíamos eram apenas relatórios com constatações de problemas ocorridos durante a execução das obras porém, sem informações sobre o que fizeram para corrigir-los e quais providências eles tomaram para que as causas destes problemas fossem, definitivamente, eliminadas.
Encontrei na PLANORDICON o Gerenciamento que precisava para a realização dos meus projetos pois ofereceu para condução das minhas obras, um gerenciamento proativo, efetivo e engajado.Recebi dos profissionais da PLANORDICON um atendimento personalizado, comprometido e focado em satisfazer as minhas expectativas.Posso assegurar que a PLANORDICON oferece aos seus Clientes, equipes técnicas compostas por profissionais experientes, treinados e capacitados e que cuidará do seu projeto de forma individualizada.
Por isso, recomendo esta empresa a todos os meus colegas pois tenho certeza de que ela trará grandes benefícios para os negócios deles.Portanto, siga os passos dos grandes empresários e gestores do mercado escolhendo a PLANORDICON para o Gerenciamento dos seus próximos projetos".
Ótimos negócios a todos,
Flávio San'Ana Daher
Senior Project Manager & Quality Engineer
1.
APRESENTAÇÃO
1.1 IDENTIDADE
Busca Contínua
A PLANORDICON é uma empresa de gente
feliz que incentiva o espírito de equipe entre seus colaboradores. Desenvolve e
aprimora, nos parceiros a serem contratados para realização dos trabalhos, a
responsabilidade social e o foco direcionado para a realização das necessidades
e expectativas dos clientes, realizando todos os trabalhos com comprometimento,
eficiência e eficácia.
Causa
Ser
agente de mudança e progresso da engenharia, da comunidade e de todas as
pessoas envolvidas, unindo e mobilizando talentos e competências da cadeia de
valor.
Valores Essenciais:
1 -
Respeito ao ser humano;
2 -
Progredir sempre;
3 -
Ser ético e socialmente responsável;
4 -
Gerar e compartilhar riquezas;
5 -
Minimizar riscos.
2.
METODOLOGIAS E FERRAMENTAS
2.1
SPGP – SISTEMA PLANORDICON DE GESTÃO
DE PROJETOS
Nossa
experiência no desenvolvimento de projetos mostrou que o tradicional tripé
Custo, Prazo e Qualidade não é suficiente para garantir a satisfação do CLIENTE e de todos os envolvidos no
desenvolvimento de um projeto. Partiu então em busca de uma metodologia para o
desenvolvimento de projetos que fosse mais abrangente e moderna, encontrando no
PMI (Project Management Institute) os conceitos e as ferramentas mais adequadas
para o desenvolvimento de nossas atividades.
Nosso
sistema de gerenciamento de projetos baseia-se em nove áreas de conhecimento:
Escopo
A
disciplina de gestão do escopo permite garantir que o projeto será desenvolvido
e executado, considerando todos os aspectos, restrições e premissas definidos
pelo cliente, ou seja, garantir que todas as necessidades e expectativas da
empresa sejam bem atendidas e sem excessos.
Tempos
A
disciplina de gestão tempos, que tomou o lugar da antiga gestão de prazos,
trabalha com base nas necessidades concretas e nas datas marco estabelecidas a
partir das necessidades do CLIENTE,
ou seja, o projeto será planejado para atender às demandas.
Custos
Esta
disciplina existe para gerir todos os custos referentes ao projeto e, em
conjunto com as disciplinas de aquisições e recursos humanos, garantir que as
metas de custo sejam atingidas, sem surpresas;
Riscos
e Oportunidades
Disciplina
relativamente nova na cultura brasileira, a PLANORDICON foi buscar conhecimento em diversos outros ramos de
atividades, a fim de poder incorporar em seus projetos as técnicas mais
adequadas à gestão de riscos, procurando identificá-los previamente para, em
seguida, propor estratégias de eliminação, mitigação e transferência para os
riscos e de, antecipação e fortalecimento para as oportunidades, de modo a garantir que todas
as outras disciplinas possam se desenvolver da forma mais harmônica possível;
Integração
Além
da harmonização de todas as outras disciplinas de gestão de projetos, a
Integração é também responsável por:
- Elaboração
do Plano Gerencial do projeto, através da consolidação dos planos
gerenciais das oito disciplinas;
- Emprego de
Engenharia e Análise do Valor: buscar alternativas para garantir as metas
pactuadas;
- Definição e
avaliação dos indicadores de desempenho do projeto: ação sobre os
resultados críticos
Qualidade
Disciplina
responsável pela definição de critérios e requisitos de aceitação, bem como o
controle de seu atendimento e atuação nas não conformidades, tudo com o
objetivo de garantir a fidelidade na execução do projeto aprovado;
Recursos
Humanos
A
gestão de RH visa manter a união e o foco de todos os colaboradores envolvidos
direta e indiretamente com o projeto, procurando minimizar conflitos e
potencializar as virtudes das pessoas, através da utilização de técnicas de
“Team Building”;
Aquisições
A
disciplina da gerência de aquisições visa garantir que todos os fornecedores
contratados para fornecimento de equipamentos, materiais ou serviços sejam os
melhores possíveis, com base em ferramentas específicas de seleção e avaliação.
Neste
processo, o CLIENTE tem papel
extremamente importante, pois poderá participar nas sugestões de empresas
candidatas a fornecedoras e deverá atuar na decisão de escolha da empresa a ser
contratada, sempre com base em seus princípios e procedimentos próprios.
O
desempenho da gerência de aquisições está baseado nas seguintes atividades:
§
Planejamento
das aquisições com base no planejamento de tempos e de custos;
§
Seleção,
avaliação e contratação de fornecedores para a execução;
§
Administração
dos contratos de fornecimento;
Comunicação
A
gerência de comunicação visa garantir que todos os envolvidos no projeto terão
as informações adequadas sobre o andamento do mesmo.
O
princípio de atuação da gerência de comunicação está baseado no levantamento
prévio dos principais públicos de interesse para comunicação e detecção de suas
principais necessidades e expectativas, a partir das quais serão desenvolvidas
as estratégias de comunicação.
Sua principal
atividade está relacionada à divulgação da evolução do projeto (datas, custos,
relatórios fotográficos, etc.) para os públicos interno e externo, de acordo
com os critérios estabelecidos de comum acordo entre o CLIENTE e a PLANORDICON.
3.
ENTENDIMENTO DAS NECESSIDADES DO
CLIENTE
O CLIENTE, dentro de sua estratégia de
expansão, planeja a implantação de novos Negócios. Para tanto busca parcerias
externas que disponibilizem suporte às suas atividades estratégicas, visando
buscar maior excelência na gestão de informação e padronização dos processos
internos. Desta maneira o CLIENTE
pode concentrar todo seu foco na sua real vocação comercial.
Apresentaremos ainda nesta Parceria, conceitos
que fortalecem a Gestão Integrada das ações, agregando um grande valor nas
operações.
Custo, prazo, segurança, qualidade e respeito
ao meio ambiente são os pilares e desafios que influenciam diretamente o
resultado esperado pelo CLIENTE, e
que fazem parte dos valores agregado que compõem nosso escopo.
4.
VISÃO
A PLANORDICON quando convidada para
prestação dos serviços de Engenharia, Planejamento, Gerenciamento, Qualidade e
Controle, tem o objetivo de aplicar as melhores práticas de gestão e tecnologia
para conquistar resultados significativos nos investimentos a serem feitos para
viabilizar a ação.
O CLIENTE
espera da PLANORDICON a realização
de um trabalho de Engenharia e Análise de Valor nos projetos e serviços a serem
desenvolvidos, na busca das melhores soluções para atender suas necessidades,
tanto no que diz respeito aos requisitos técnicos quanto à otimização da
aplicação dos recursos disponíveis.
Nosso trabalho visa atender as demandas
apresentadas e que necessitam:
§
Agilidade;
§
Padronização
de produtos e processos;
§
Planejamento,
Acompanhamento e Controle das atividades;
§Fornecedores
de Materiais, Equipamentos, Máquinas e Prestadores de serviços
especializados.
Com o aumento do volume das ações e a
necessidade por uma excelência operacional, existe uma maior necessidade de
buscar uma parceria externa nas demandas operacionais para que as informações e
os históricos permaneçam devidamente padronizados e organizados, e com isso
surgem:
§
Necessidade de
estrutura para administrar esses serviços e fornecedores;
§
Necessidade de
maior integração entre as equipes internas e externas;
§
Conhecimento
técnico específico.
5.
ESCOPO DOS SERVIÇOS
5.1. Gerenciamento dos Projetos
5.1. Gerenciamento dos Projetos
§
Coordenação
e Acompanhamento dos Projetos preliminares, executivos e legais;
§
Coordenação
e Acompanhamento dos Projetos complementares;
§
Compatibilização
dos projetos complementares entre si e com o projeto de arquitetura;
§
Organização
e registro das reuniões de desenvolvimento do projeto;
§
Análise
crítica dos projetos durante a fase de desenvolvimento;
§
Monitoramento
dos prazos;
§
Coordenação
do fluxo de informação entre todos os envolvidos.
5.2. Gerenciamento da Obra
§
Realizar
o planejamento da obra, em conjunto com o CLIENTE,
os fornecedores envolvidos, inclusive, os contratados diretamente pelo CLIENTE;
§
Coordenar
a Logística, Planejamento e “Follow-up” dos itens adquiridos diretamente pelo CLIENTE acompanhando os prazos de
entrega e sua montagem;
§
Coordenar
a reunião de partida na obra, com todos os envolvidos no processo;
§
Acompanhar
e garantir o cumprimento de cada etapa da obra, disponibilizando,
periodicamente, o Relatório fotográfico e o Histórico;
§
Esclarecer
dúvidas e alternativas técnicas, junto às empresas executoras;
§
Fiscalizar
os serviços contratados, bem como acompanhar a qualidade e o fiel cumprimento
dos projetos, especificações técnicas, prazos e metas estabelecidas;
§
Fiscalizar
o cumprimento das Normas estabelecidas pelo Ministério do Trabalho, relativas à
Higiene, Medicina e Segurança do trabalho;
§
Realizar
o controle físico-financeiro da obra, incluindo a elaboração de Cronogramas de
serviços e suprimentos (just in time);
§
Realizar
o “check list” de recebimento final dos serviços executados, garantindo a
solução de eventuais pendências;
§
Coordenar
a executora e o projetista visando à atualização dos desenhos após o término da
intervenção, de acordo com o real executado;
§
Elaborar
o caderno final da obra contendo:
ü
“as built”;
ü
Certificados de
Resistência ao Fogo dos Insumos aplicados;
ü
Manuais e
Certificados de Garantia dos equipamentos instalados;
ü
Atestados de
Responsabilidade Técnica (ART’s).
5.3.
Projetos Legais
§
Acompanhamento
dos trabalhos realizados pelos responsáveis das aprovações junto as Companhias
Concessionárias, Prefeituras, Órgãos (Municipais, Estaduais e Federais), Corpo
de Bombeiros e/ou entidades reguladoras dos Projetos (DAP) elaborados pelos
Projetistas;
§
A PLANORDICON fará com que os demais
Projetistas, igualmente, cumpram com rigor, as posturas e regulamentações dos
órgãos e concessionárias municipais, estaduais e federais que regem a
elaboração de projetos e execução de obras, inclusive, os que se referem ao
controle ambiental;
5.4. Responsabilidades da PLANORDICON
§
Relatórios:
assegurar as informações sobre todas as atividades gerenciadas dentro da
implantação que forem definidas como “milestones” do projeto;
§
Micro
gerenciamento do projeto: incluindo gerenciamento das atividades no nível de
detalhamento que permita o controle apropriado do andamento das atividades
executados pelos fornecedores;
§
Planejamento
das atividades coordenadas pelas equipes de suporte ao projeto; incluindo o
planejamento de todas as atividades executadas pelos fornecedores;
§
Geração
das previsões atualizadas;
§
Atualização
do sistema de informação de projeto definido e aprovado pelo CLIENTE;
§
Geração
de Indicadores de “performance”, incluindo status revisado do projeto, sumário
de atividades futuras e atualizações das previsões das atividades;
§
Informar
e alertar o CLIENTE sobre riscos
previstos ou possíveis dentro das atividades coordenadas pela PLANORDICON conforme o andamento da
execução dos trabalhos e definir, conjuntamente com o CLIENTE, formas de minimizar os impactos negativos e maximizar os
impactos positivos no projeto;
§
Desenvolver
e adaptar procedimentos de trabalho que viabilizem a correta execução das
atividades, garantindo a eficácia e a qualidade dos serviços executados pelos
fornecedores que devem ser medidos através da criação de medidores de
performances.
5.5. Acompanhamento e Fiscalização dos
Serviços
§ Elaboração
de todo planejamento dos serviços, bem como a Rede de Precedência em conjunto
com as empresas contratadas, apresentando tabela de Status de Contratações e
Tabela de Relação de Pendências para cada processo;
§
Elaborar
o planejamento dos serviços, coordenando os diversos envolvidos, inclusive, os
serviços específicos que forem contratados diretamente pelo CLIENTE;
§
Análise
e aprovação de cronogramas físico-financeiros;
§ Coordenar,
em conjunto com o CLIENTE, os
setores do contratante e os serviços específicos, visando atingir as metas dos
prazos estabelecidos;
§ Definir
metas de controle e acompanhamento, detectando os desvios e sugerindo
alternativas para a recuperação de eventuais atrasos, otimizações de prazos e
custos junto a todos os envolvidos;
§ Coordenação
de cronogramas de entrega de materiais e equipamentos utilizados nas obras,
visando o atendimento e realização dos serviços dentro dos prazos previstos no
cronograma físico-financeiro e Rede de Precedência;
§ Coordenar
as interferências executivas;
§ Elaborar
relatórios técnicos, financeiros e fotográficos (fotos antes e depois), com
frequência semanal, da evolução da obra, com gráficos elucidativos para
aferição do real andamento das atividades contratadas;
§ Promover
e coordenar reuniões semanais com parceiros, fornecedores, CLIENTE e demais envolvidos em caso de necessidade;
§ Apontar
nas reuniões as necessidades para o andamento dos serviços, confirmar as
programações pré-estabelecidas com as devidas antecedências entre todos
envolvidos na execução dos serviços, apresentação das etapas futuras, buscando
minimizar interferências existentes, principalmente, quando existirem a
necessidade de programações com Setores da Empresa Contratante;
§
Acompanhamento
técnico especializado para serviços e equipamentos específicos;
§
Emissão
de relatório técnico/financeiro, para prévia aprovação do contratante, de
serviços extracontratuais;
§ Administração
dos contratos dos fornecedores contratados dentro das rotinas
pré-estabelecidas, liberando serviços executados, através de planilha de
medição e procedimentos definidos pelo CLIENTE.
5.6. Conclusão dos Serviços Total ou
por Etapas
§
Elaboração
do “check list”, antecipado, durante a etapa/serviço, visando identificar
qualquer correção que seja necessária, antes da entrega definitiva da etapa dos
serviços ou obra, englobando todos os serviços definidos nos projetos,
especificações, normas técnicas e memoriais descritivos, bem como, o aceite
provisório da obra;
§
Coordenar
junto ao CLIENTE, a entrega
definitiva da etapa/obra, documentando o observado para, imediatamente,
providenciar a correção, evitando assim, prorrogações na data de entrega final;
§
Elaboração
do Plano de Comissionamento para realização dos testes pré-funcionais,
funcionais e integrados, com apresentação do relatório de análise dos testes
realizados para verificação do desempenho dos sistemas;
§
Elaborar
caderno de entrega com o histórico das obras e manual do proprietário,
incluindo: relação de fornecedores de materiais e equipamentos (incluindo
pessoa de contato, telefone e e-mail), condições para manutenção e/ou
conservação dos revestimentos e equipamentos (pisos, forros, pintura,
caixilhos, vidros, metais e louças sanitários, equipamentos, mobiliários,
transformadores, entre outros) e os respectivos certificados de garantia;
§
Aceite
final da obra, mediante análise da documentação exigida em contrato e memorial
descritivo (manuais e certificados de garantia, certidões, ART’s, documentos
circunstanciais e aprovações em concessionárias e Órgãos Públicos, etc.);
§
Apresentar
Relatório de avaliação dos diversos fornecedores envolvidos nas obras;
6.
PREMISSAS
§
Que,
para a composição dos preços apresentados, consideramos profissionais
habilitados com experiência em projetos com estas características e que atuarão
como Interlocutores junto ao CLIENTE.
§
Para apoio a estes profissionais, serão
envolvidas as áreas de “back office” da PLANORDICON.
7.
FATORES DETERMINANTES PARA O SUCESSO
DO PROJETO
§
A
integração perfeita entre a os responsáveis pelo desenvolvimento do projeto e a
PLANORDICON, bem como uma grande
sinergia com os principais “Stakeholders” do projeto com as expectativas do CLIENTE;
§
A
fiscalização permanente das obras e serviços, garantindo um perfeito
desenvolvimento dos mesmos e o cumprimento de todas as Normas aplicáveis, com
ênfase nos procedimentos de Segurança do Trabalho e Meio Ambiente;
§
A
participação no projeto de fornecedores qualificados tanto técnica quanto
administrativamente, preservando o CLIENTE
de ocorrências indesejáveis, como questões fiscais ou trabalhistas;
§
Perfeita
logística de execução dos trabalhos, em sintonia com os responsáveis pelos
sites.
8.
GESTÃO INTEGRADA
Para os
trabalhos, a PLANORDICON propõe-se a
efetuar a Gestão Integrada de todas as etapas deste Projeto, com uma equipe
dedicada, desde o Projeto Conceitual até a conclusão dos Serviços.
Podemos citar como Benefícios da Gestão
Integrada:
- Administração de todos os fornecedores e serviços envolvidos, reduzindo o número de interlocutores do cliente e concentrando as responsabilidades na gestora;
- Alertas contra os riscos (legais, trabalhistas, e ambientais);
- Previsibilidade e redução de prazos e custos;
- Garantia e melhoria constante da qualidade;
- Preservar e potencializar através das obras a marca do Cliente;
- Criação de biblioteca de informações, incorporando conhecimento adquirido;
- Padronização de produtos e processos, facilitando a expansão e ampliação do projeto para outros sites;
- Garantir a melhor relação custo x benefício na seleção, aquisição, implantação e manutenção dos materiais aplicados;
- Contribuir com soluções que facilitem a manutenção.